امروزه، سازمان‌ها به دنبال افزایش کارایی و به حداقل رساندن هزینه‌ها هستند. سیستم وثبت و بایگانی ابزاری فوق‌العاده برای دستیابی این هدف است. این سیستم، با فراهم کردن امکانات چون جستجوی سریع ا�